Jednoduchý “to do” list pre zvýšenie produktivity
Jednoduchý “to do” list pre zvýšenie produktivity
“To do” listy alebo listy s úlohami, ktoré na vás čakajú v daný pracovný deň, vedia niekedy človeka znechutiť, či paralyzovať. Úlohy sa v týchto listoch kopia a vy neviete, ktorú spraviť skôr
Treba odpovedať na mail? Musím zavolať zákazníkovi?…
Rozhodnúť, ktorou úlohou začať, je neľahká otázka a niekedy to produktivitu skôr znižuje, ako zvyšuje. Na toto všetko je však zopár jednoduchých trikov, ktoré vám pomôžu vykonávať tú najlepšiu prácu v čo najkratšom čase.
Kedy som najproduktívnejší?
V prvom rade si treba uvedomiť, že človek nie je schopný vykonávať 8 hodín hlbokej práce. Najviac sústredení sme reálne približne 4 hodiny z dňa, kedy je vhodné vykonávať tie najnáročnejšie úlohy. Tým však nemyslíme odpovedať na maily, ktoré máte v inboxe už nejaký ten piatok! Čas, kedy dokážeme vykonávať takúto prácu je však veľmi individuálny, no väčšine ľudí pracuje mozog najefektívnejšie práve v doobedných hodinách.
Na internete nájdeme nespočetné množstvo coachov na produktivitu, či zaručené techniky, ako stihnúť 8 hodín práce za 2 (to by bola paráda). Khe Hy je síce productivity coach, no prišiel s rozdelením úloh do 4 skupín. My máme tento spôsob odskúšaný, a preto ho chceme zdieľať aj s vami.
10$ práca
Khe Hy teda takto úlohy rozdeďuje. Úlohy za 10$ sú tie, ktoré majú najmenší vplyv na celkový výsledok práce. To je napríklad kontrola mailu a odpovedanie na bežné správy. Môže to byť tiež pracná administratívna robota, ktorá je mentálne nenáročná.
Tieto úlohy by sme mali vykonávať práve vtedy, keď už máme menej energie, alebo nie sme schopní podávať výkon na 100%. Napríklad na konci pracovného dňa.
100$ práca
Sú to úlohy, vďaka ktorým sa mnohí stratia v predstave, že dosahujú skvelé výsledky. V skutočnosti majú veľmi nízky vplyv na konečný cieľ.
100-dolárové úlohy sú napríklad vytváranie systémov, či automatizácií pomocou digitálnych nástrojov, ktoré nám dávajú pocit, že sme niečo dosiahli a môžme sa cítiť produktívne. Mnohí z nás sa občas zaseknú aj na organizácii kontaktov, či appiek v mobile. Takéto úlohy sú dôležité a určite je potrebné zahrnúť ich v bežnom pracovnom dni, netreba na ne však plytvať priveľa energie.
1 000$ práca
Tento typ práce je niečo, čo dokážete vykonávať vďaka svojmu vzdelaniu, či schopnostiam, ktoré ste nadobudli počas života. Takouto prácou by sa mal človek zaoberať často a väčšinou prináša hmatateľné výsledky pomerne skoro.
Dobrý právnik si môže účtovať 1 000$ na hodinu a obchodník zase na hodinovom stretnutí dokáže uzatvoriť veľkého klienta. Takéto schopnosti dokážu posúvať nie len firmu, no aj vašu kariéru. Vďaka nim sa stávate hodnotnejšími.
10 000$ práca
Tento typ práce je špecifický práve kvôli tomu, že výsledky vďaka nej neuvidíte najbližšie dni, týždne a možno ani mesiace. V prípade práce za 10 000$ je to o vytváraní hodnoty pre budúcnosť vašej kariéry, či firmy.
Práca za 10 000$ je veľmi špecifický mix vašich skúseností, vzdelania, vedomostí o konkrétnom odvetví, či dokonca kontaktov. Vedieť tak akurát o všetkých aktivitách vo firme vám môže ponúknuť schopnosť pýtať sa tie správne otázky. V takom prípade sú vaši kolegovia v tíme nútení zamyslieť sa nad daným problémom z iných uhľov.
Ako teda vďaka tomu zvýšiť produktivitu?
Deň má obmedzený počet hodín, a preto s ním treba vedieť dobre narábať. Ak dokážete identifikovať jednotlivé úlohy vo vašom dni a následne ich rozdeliť podľa toho, akú hodnotu prinášajú, máte vyhraté.
Každý deň si svoje úlohy rozdeľte do týchto 4 skupín a úlohy za 10 000$ vykonávajte práve vtedy, keď máte najviac energie alebo máte najkreatívnejšiu cvíľku. Naopak úlohy, ktoré vám len dávajú krátkodobý pocit produktivity (napríklad čistenie inboxu), nechajte na poslednú hodinu v dni.
Tip na záver: Ak najaká úloha trvá menej ako 2 minúty, vykonajte ju okamžite. V prípade, že trvá dlhšie, zaraďte ju do “to do” listu na neskôr.
Prečítajte
si ďalej
BLOG
SAP Business ByDesign – Čo je nové 2305
Čitať ďalej