Koľko času strávime prepínaním nástrojov pre prácu?

V dobe plnej digitálnych pracovníkov, to sú takmer všetci vo kanceláriách firiem, ktorí využívajú počítač ako svoj hlavný pracovný nástroj, je normálne, že ľudia využívajú množstvo rôznych aplikácií či webov.

To, že využívame rôzne aplikácie na prácu je prirodzené. Predsa aj s rastúcim businessom, náročnosť procesov rastie tiež a na to treba mať postačujúci softvér. Pre zamestnancov, prechod na nový softvér vie byť veľmi frustrujúci a sú radšej ochotní “mrhať” časom, keď prepínajú z jednej aplikácie do druhej.

Harvard Business Review študoval rôzne spoločnosti a priemerný zamestnanec preklikol medzi 22 aplikáciami až 350-krát počas bežného pracovného dňa.

Čo to znamená pre firmu?

No jednoducho je to plytvanie časom. Táto daň za prepínanie vzniká, keď sa zamestnanec musí neustále “prispôsobovať” napríklad rôznym rozhraniam viacerých aplikácií. Nie je to len o jednoduchom prepnutí medzi oknami, ale aj o tom, ako sa náš zrak a mozog vedia prispôsobiť na iné používateľské prostredie. Je to napríklad excel a nejaký iný softvér.

Toto neustále prispôsobovanie sa je aj vedecky podložené a HBR ho nazýva “Toggling Tax.” Prepínanie už medzi 2 aplikáciami môže vyvolať v mozgu zvýšenú produkciu kortizolu – hormónu stresu, spomaliť nás a znížiť sústredenie.

Harvard Business Review tak vykonali výskum pomocou softvéru na sledovanie interakcie s rôznymi aplikáciami. Študovali 3 firmy, 137 uživateľov, počas 5 týždňov. To je približne 3200 dní práce.

Z výskumu vyplíva, že bežný zamestnanec prepne medzi aplikáciami v priemere 1200-krát každý deň. Jedno prepnutie trvá približne 2 sekundy. To znamená, že 4 hodiny týždenne strávia zamestnanci len takýmto prepínaním úloh. V prepočte na jeden rok by to teda bolo až 5 pracovných týždňov.

Čo to stojí firmu?

65% týchto uživateľov strávilo približne 11 sekúnd na každej aplikácii, predtým, ako prepli na tú ďalšiu. To znamená, že samotná aplikácia nezaberie tak veľa času, ako neustále prepínanie a upriamenie pozornosti na nové rozhranie. V princípe to, ako pracujeme, nás vyrušuje.

Samozrejme, väčšina softvérov či aplikácií nebola navrhnutá na to, aby sa dokázali výborne prepájať. Mnohé firmy využívajú ďalších ľudí len na to, aby sa postarali o bezchybný prenos dát medzi aplikáciami. V takom prípade títo ľudia slúžia ako “lepidlo” v organizácii a pomáhajú tieto procesy zefektívniť.

Lídri a manažéri však nemusia dúfať, že to tak bude navždy a spoliehať sa na podobný proces.

Čo môžu robiť manažéri?

Nie je možné naradiť úplne všetky firemné procesy jedným softvérom. Vždy sa nájde niečo, čo sa musí s týmto softvérom prepojiť, prípadne bude pracovať nezávisle. Máme však zopár tipov, ako minimalizovať čas strávený prepínaním.

Zhodnoťte si náklady na nový systém

Niektorí zamestnanci považujú nový systém za niečo, čo im prácu ešte viac spomalí. Pre mnohých možno nie je tak dôležitý dizajn rozhrania, ako spoľahlivosť a rýchlosť. V takom prípade aj staršie softvéry, ktoré však dobre fungujú, môžu byť pre zamestnancov vyhovujúce. Spýtajte sa ich, čo im robí najväčšie vrásky na čele.

Sústreďte sa na užívateľa

Ideálny softvér má jednoduché a intuitívne rozhranie. Voľte softvér, ktorý je jednoduchý a intuitívny a pomáha užívateľom v ich procesoch natoľko, aby nemuseli strácať čas chaotickým prepínaním.

Firmy investujú obrovské peniaze do individualizácie nákupnej cesty pre svojich zákazníkov. Otočte to a individualizujte aj procesy pre jednotlivých zamestnancov vo firme.

Zjednoťte svoje procesy

Firmám sa z dlhodobého hľadiska oplatí investovať do riešenia, ktoré im pokryje všetky, či väčšinu procesov. Prípadne je natoľko vyvinuté na to, aby mohli tieto procesy prepojiť aj s inými aplikáciami. Takéto riešenie ponúka aj SAP S/4 HANA Cloud, či SAP Business ByDesign, ktoré sú vyvinuté na to, aby neustále rástli s firmami, ktoré ich využívajú.

V dobe, kedy pozornosť je jeden z najdrahších zdrojov, sa treba sústrediť aj na zvýšenie pozornosti zamestnancov. Lídri by si mali dať pozor na to, aby okrem individualizácie nákupného procesu, dbali aj na individualizáciu pracovných procesov pre svojich zamestnancov.

Podniknite k tomu prvý krok a naplánujte si s nami konzultáciu.