Tipy meetingov a ako ich vykonať poriadne

Povedzme si na rovinu, niektoré meetingy jednoducho nestoja za strávenú hodinu v zasadačke alebo na temasoch. Častokrát je to niečo, čo sme mohli vybaviť mailom či oveľa kratším meetingom. Ľudia trávia na týchto stretnutiach čas bez jasného harmonogramu a následne firma prichádza o hodiny práce.

Keď už však takéto zhromaždenie nastane, poďme ho urobiť poriadne. Všimnite si, že sme vymenili slovo meeting za zhromaždenie. Je to, preto, lebo Amy Bonsall takto nazýva stretnutia, ktoré nemajú tak pevne zadanú agendu, ako napríklad meetingy.

3 typy zhromaždení

Zhromaždenia otvárajú viac možností, ako adresovať rôzne problémy alebo upevniť vzťahy zamestnancov. Vzťahové zhromaždenia pomáhajú (očividne) upevniť vzťahy medzi zamestnancami, ale aj manažérmi či majiteľmi firiem. Adaptívne zhromaždenia pomáhajú adresovať citlivé témy. Tie transakčné posúvajú prácu vpred.

Aké sú najlepšie podmienky pre všetky 3 typy zhromaždení?

Poďme sa na to pozrieť a vysvetliť si, prečo by nemal ani jeden typ chýbať vo firme.

Transakčné zhromaždenia

Transakčné sú jednoducho o tom, aby sa vykonala potrebná práca a, aby všetko vo firme bežalo hladko a efektívne. Tieto zhromaždenia zahŕňajú napríklad aktuálne predaje, plánované meetingy či iné procesy, ktoré by mali byť vykonané. Na to, aby fungovali by mala firma využívať tieto 3 veci.

• Zdieľané dokumenty

Posielať si dokumenty mailom či ešte horšie, posielať si jednotlivé správy v chatovej aplikácii je naozaj strata času. Firma by mala vyťažiť, čo najviac z cloudových služieb, vďaka ktorým môžu efektívne viacerí kolegovia pracovať na jednom dokumente. Ak je potrebný brainstorming či vizuálne spracovanie týchto meetingov, firma môže využiť nástroje, ako je napríklad FigJam, ktorý perfektne vyľadí aj online zhromaždenie.

• Poriadne vybavenie

V prípade, že sa takéto stretnutie koná online alebo hybridne, je dôležité, aby vám nezlyhala technika. Všetci vieme, ako veľmi je frustrujúce, ak je v miestnosti niekoľko ľudí a ostatní online majú vypnutú či extrémne rozostrenú kameru. Ľudia, ktorí sa nachádzajú v miestnosti následne majú problém tvoriť interakciu s tozmazanými čmuhami na obrazovke. Ešte horšie je, ak je kamera vypnutá úplne. Z vlastnej skúsenosti môžem povedať, že akonáhle sme ešte v škole zapli kamery na spoločných online hodinách, výsledok zhromaždenia bol lepší.

• Facilitátor

Niekto, kto dokáže sledovať a navigovať stretnutie je veľmi dôležitý nie len pre online zhromaždenia. Takýto človek by mal byť schopný všímať si to či chcú kolegovia niečo povedať alebo, či je vhodné prejsť v stretnutí na ďalšiu tému. V online prostredí to môže byť zapnutý mikrofón. To znamená, že daná osoba už nie je “muted” a chce sa v meetingu k niečomu vyjadriť. Na to je tam facilitátor, ktorý odovzdá slovo.

Vzťahové zhromaždenia

Udržanie dobrých vzťahov na pracovisku je snáď najťažšiou úlohou pre manažéra. Všetci sme predsa iní a nie vždy to naše egá vedia pochopiť. Presne na to slúžia vzťahové poradne. Alebo aj vzťahové zhromaždenia v práci. Opäť je potrebné vziať do úvahy pár faktorov na to, aby fungovali.

• Určite si ciele

Áno aj na teambuildingu môžete mať spoločný cieľ. Nemusí to znamenať, že vybudujete najlepší tím na svete, no môžete napríklad dosiahnuť to, že každý kolega zazdieľa svoje pracovné ambície či najväčšie úspechy. V prípade, že dokážu ľudia zdieľať aj svoje neúspechy a ťažké časy na pracovisku, kolegovia pochopia, že každý to má občas náročné a vytvorí sa tým väčší priestor pre empatiu. Možno tak nabudúce nebudú dvaja kolegovia na seba urazení ďalší týždeň.

• Využívajte štruktúrované aktivity

Keď viete, čo chcete v danom zhromaždení dosiahnuť, môžete si naplánovať aktivity, vďaka ktorým sa k tomu cieľu dostanete. V prípade, že zdieľate svoje úspechy, umožnite kolegom nakresliť svoju kariérnu cestu. Escape room zase pomôže odhaliť správanie kolegov v stresujúcej situácii a prinúti ich spoločne takúto situáciu zvládnuť.

• Namiešajte to

Tým nemyslíme drinky na teambuildingovej párty. Myslíme tým to, že všetky pozície a oddelenia by mali byť navzájom premišeané. To znamená, že kolegyňa z ekonomického oddelenia utvorí tím so skladníkom a technickým riaditeľom.

Je jednoduché spojiť ľudí z rovnakých pozícií či oddelení. Efektívna spoločnosť však dokáže prepojiť ľudí z každého kúta firmy a zabráni tak zbytočným konfliktom medzi jendotlivcami.

Adaptívne zhromaždenia

Adaptívne zhromaždenia slúžia na to, aby sa vyriešili citlivé či komplexné témy vo firme. Príkladom môžu byť rozhovory o napredovaní kariéry, strategické zhromaždenia či riešenie vplyvu firmy na spoločnosť.

Pre ich úspech potrebujeme tieto 3 podmienky:

• Adaptívne prostredie

Namiesto bežnej zasadačky, využite priestory, v ktorých sa cítite príjemne a kolegovia sa v nich môžu pohybovať. Môžu to byť rôzne relaxačné miestnosti, kde odložíte formality a vopred určenú hierarchiu. Priestor oslobudzuje a ponúka možnosti na konverzáciu bez formálnych zábran. Takýmto spôsobom podnecuje aj lepší brainstorming.

V prípade, že ste online, vypnite kamery a sústreďte svoje aktivity na jamboard. Naň môžu kolegovia voľne “hádzať” svoje myšlienky. Pri brainstormingu nie je žiadny nápad zlý.

• Pocit bezpečia

Prirodzene máme pocit, že offline stretnutia nám poskytujú viac bezpečia. Keďže vidíme, ako sa ľudia tvária či používajú reč tela, vieme na to lepšie reagovať. Pre niektorých z nás to však platiť nemusí a svoje emócie ovládame lepšie v online prostredí, kde vieme sledovať samých seba. Umožnite kolegom vybrať si priestor pre takéto zhromaždenie a poskytnite im pocit bezpečia.

• Uvoľnite atmosféru

Všetci sme ľudia a robíme chyby. Uvoľnite atmosféru na stretnutí a začnite napríklad vtipnou historkou, prípadne s kolegami prehoďte pár slov v kuchynke, na káve. Niekedy je fajn dať ľuďom priestor, aby si vyvetrali hlavu a vrátili sa na stretnutie neskôr po prestávke.